Esta hoja de cálculo de Excel concentra por folio la recepción, el avance y las fechas de entrega. Separa la fecha prometida original de la vigente para conservar el primer compromiso cuando hay una reprogramación.
A partir de la fecha de corte, el archivo compara el compromiso vigente con la fecha real, calcula días de variación y falta de actualización, y muestra estados y semáforos para decidir qué registro atender primero.
Para qué sirve esta plantilla
- Conserva el compromiso original y registra por separado cada fecha vigente.
- Prioriza entregas vencidas, próximas o con información inconsistente.
- Mide la puntualidad con base en las entregas que tienen fecha real capturada.
- Detecta registros sin actualización reciente o con avance bajo cerca de la entrega.
Qué incluye el libro
Cómo empezar
1. Ajusta los criterios de seguimiento
En Parámetros, revisa la fecha de corte, los días para considerar una entrega próxima, el límite sin actualización y el avance mínimo esperado. Estos datos determinan los resultados del control.
2. Captura el compromiso y el avance
En Control de entregas, llena las celdas amarillas con un folio único, fechas, etapa, avance y última actualización. Conserva el primer compromiso en la fecha original y usa la fecha vigente para cualquier reprogramación.
3. Registra el cierre de la entrega
Cuando se complete, captura la fecha real de entrega. El libro calculará la variación en días y clasificará el resultado como entrega a tiempo o con retraso.
4. Interpreta y actúa
Filtra los registros por estado o semáforo. Atiende primero vencidos e inconsistencias, confirma los compromisos próximos y actualiza la información antes de revisar los indicadores del Resumen.
Qué controla esta plantilla de Excel
La captura reúne el folio interno, las fechas de recepción y compromiso, la etapa, el avance, la última actualización y la entrega real. Con esas entradas, el libro calcula la variación, los días sin actualización y el estado del compromiso.
El resultado permite interpretar si el registro está vencido, próximo, entregado a tiempo, retrasado o incompleto. La acción recomendada es filtrar primero las alertas que requieren seguimiento inmediato.
Caso práctico: una entrega reprogramada
Supón una fecha de corte del 09/09/2026, una promesa original del 08/09/2026 y una fecha vigente del 10/09/2026. Si el registro sigue En proceso, reporta 70 % de avance, fue actualizado el 08/09/2026 y no tiene fecha real, el compromiso queda dentro del límite próximo de dos días.
Con un avance mínimo configurado en 80 %, el resultado se interpreta como Próximo y Ámbar. La acción es confirmar el compromiso vigente y actualizar el avance; no se debe sustituir la fecha original.
Cómo interpretar el estado y el semáforo
El estado describe la relación entre la fecha vigente, la fecha real, la etapa y la fecha de corte. El semáforo agrega prioridad con los límites de avance y actualización.
Rojo señala vencimientos o inconsistencias que requieren revisión inmediata; Ámbar advierte un compromiso próximo con avance bajo o información desactualizada; Verde indica que no existe alerta con los datos actuales; Gris conserva un registro cancelado para control administrativo.
Errores comunes y soluciones al capturar fechas
Reemplazar la promesa original elimina la referencia del primer compromiso. La solución es conservarla y registrar la reprogramación en la fecha vigente. Marcar la etapa como Entregado sin capturar el cierre produce el estado Entregado sin fecha real; para resolverlo, registra la fecha efectiva.
También deben corregirse folios duplicados, avances fuera de 0 % a 100 %, fechas anteriores a la recepción y actualizaciones posteriores a la fecha de corte. Revisa la entrada indicada por la validación antes de interpretar el semáforo.
Comparación: fecha original, vigente y real
Cada fecha responde una pregunta distinta. Usarlas por separado evita confundir el primer acuerdo con una reprogramación o con el resultado final.
| Campo | Qué representa | Cómo se interpreta | Acción |
|---|---|---|---|
| Fecha prometida original | Primer compromiso registrado | Conserva la referencia inicial | No sustituirla al reprogramar |
| Fecha prometida vigente | Compromiso actualmente acordado | Define vencimiento, proximidad y variación | Actualizarla cuando cambie el compromiso |
| Fecha real de entrega | Día en que se realizó la entrega | Determina puntualidad o retraso | Capturarla al cerrar el registro |
Seguimiento del avance y las actualizaciones
El porcentaje de avance es una estimación administrativa entre 0 % y 100 %. Cerca de la entrega, el archivo lo compara con el mínimo configurado; si es menor, puede generar una alerta preventiva.
La última actualización se compara con la fecha de corte. Cuando supera el máximo de días permitido, conviene verificar el registro, actualizar la información y volver a interpretar el semáforo.
Límites y buenas prácticas del control
El área está preparada para 200 registros y sus indicadores consideran ese rango. La plantilla requiere captura manual y depende de que fechas, etapa y avance sean correctos.
No registres nombres, teléfonos, placas, domicilios ni otros datos personales. El control es administrativo: no certifica el avance, no sustituye una confirmación operativa y no garantiza el cumplimiento de la entrega.
Preguntas frecuentes
¿Dónde registro una reprogramación de la entrega?
Conserva el primer compromiso en Fecha prometida original y captura la nueva fecha únicamente en Fecha prometida vigente. Los estados y la variación utilizan el compromiso vigente.
¿Cómo determina Excel si la entrega fue puntual?
Cuando existe una fecha real, el libro la compara con la fecha prometida vigente. Si ocurrió ese día o antes, la clasifica a tiempo; si ocurrió después, la identifica con retraso.
¿Qué pasa si selecciono Entregado sin fecha real?
El registro se clasifica como Entregado sin fecha real y requiere revisión. Captura la fecha efectiva de entrega para que se calcule la variación y se actualice la puntualidad.
¿Puedo cambiar los límites del semáforo?
Sí. En Parámetros puedes modificar la fecha de corte, los días para considerar un compromiso próximo, los días máximos sin actualización y el avance mínimo cerca de la entrega.
¿Cuántos registros admite la plantilla?
La hoja Control de entregas tiene 200 filas preparadas, desde la fila 5 hasta la 204. El Resumen calcula sus indicadores sobre ese mismo rango.
Sobre los autores
Andrea SalgadoRecepción, diagnóstico y seguimiento
Mateo RíosInventario, costos y control operativo
