El calendario de capacidad de bahías del taller en Excel es una hoja de cálculo para que recepción planee cupos diarios con base en las bahías activas, su capacidad por día y la duración prevista de cada reserva o bloqueo.
Después de capturar fechas, horarios y estados, el archivo calcula ocupación, utilización y horas disponibles. Así puedes interpretar alertas antes de aceptar, mover o rechazar una solicitud, sin usarlo como sustituto de órdenes ni sistemas administrativos.
Para qué sirve esta plantilla
- Planea los cupos según horas de ocupación y no solo por cantidad de vehículos.
- Detecta jornadas con alta utilización, falta de capacidad o sobrecupo antes de confirmar.
- Considera la capacidad particular de cada bahía por día de la semana.
- Facilita decisiones de recepción al concentrar disponibilidad, reservas y alertas.
Qué incluye el libro
Cómo empezar
1. Configura el periodo y las reglas
Captura las fechas inicial y final, el umbral de ocupación y el horario de apertura y cierre. Registra también las fechas sin operación; el horizonte puede abarcar hasta 367 días.
2. Define la capacidad de las bahías
Asigna un código y una descripción a cada bahía, indica si está activa y captura sus horas disponibles de lunes a domingo. Un valor de cero representa ausencia de capacidad ese día.
3. Captura reservas y bloqueos
En Agenda registra fecha, folio interno, tipo, bahía, categoría, inicio, duración prevista y estado. Sustituye o elimina primero los registros DEMO, ya que son datos ficticios.
4. Revisa y decide
Consulta la columna Alerta y después revisa Calendario y Resumen. Si hay traslape, sobrecupo, día cerrado o trabajo fuera de horario, cambia la fecha, la hora o la bahía antes de aceptar la solicitud.
Configura el horizonte y las reglas de operación
Empieza en Configuración con la fecha inicial, la fecha final y un umbral entre 0% y 100%. Captura el horario operativo y cualquier fecha de cierre. Estas entradas determinan qué días aparecen en el calendario, cuándo la capacidad debe ser cero y a partir de qué nivel conviene revisar la ocupación.
Calcula la capacidad diaria por bahía
La capacidad diaria se obtiene a partir de las horas asignadas a cada bahía activa para el día de la semana correspondiente. Calendario suma esas horas, descuenta lo consumido en Agenda y muestra la disponibilidad. Si una fecha está cerrada o una bahía está inactiva, su capacidad aplicable es cero.
Registra reservas y bloqueos en la agenda
Cada fila relaciona una fecha y una bahía con su hora de inicio, duración prevista y estado. Excel calcula el fin previsto y acumula las horas de todos los registros de la misma fecha y bahía. Los estados Tentativa, Confirmada y Concluida consumen la duración capturada; Cancelada consume cero horas.
Usa Reserva para solicitudes de servicio y Bloqueo para apartar capacidad interna. Mantén un folio por registro y consulta en Resumen el indicador de registros con folio repetido.
Caso práctico: disponibilidad con un traslape
En los datos ficticios del 14 de septiembre de 2026, la bahía B-01 tiene una reserva de 08:00 a 10:00 y otra de 09:30 a 11:30. El resultado es 4 horas ocupadas de 9, por lo que quedan 5 horas y la utilización es cercana a 44%.
Aunque la capacidad total todavía parece suficiente, ambas reservas coinciden entre 09:30 y 10:00. La interpretación correcta es no aceptar el horario tal como está: mueve una reserva, cambia la bahía o ajusta el inicio antes de confirmarla.
Errores frecuentes y soluciones de captura
Solución: relaciona cada alerta con la entrada que la provoca y corrige el dato antes de tomar una decisión.
- Si aparece Día cerrado, cambia la fecha o revisa la lista de fechas sin operación.
- Si aparece Fuera de horario, modifica el inicio o la duración para que el fin previsto no exceda el cierre.
- Si aparece Sin capacidad, selecciona una bahía activa con horas asignadas para ese día.
- Si aparece Sobrecupo o existe traslape, reprograma, cambia de bahía o cancela el registro que no deba consumir horas.
Comparación con una agenda simple y otras alternativas
Este archivo agrega capacidad y alertas a la programación, pero no decide por ti. La siguiente comparación ayuda a elegir el recurso adecuado.
| Alternativa | Qué permite revisar | Cuándo conviene |
|---|---|---|
| Calendario de capacidad en Excel | Horas por bahía, ocupación, disponibilidad, utilización y alertas | Cuando recepción necesita evaluar cupos diarios con duraciones previstas |
| Agenda simple | Fecha, hora y datos básicos de cada cita | Cuando basta ordenar pocas solicitudes y la capacidad se controla aparte |
| Calendario visual | Distribución general de citas por fecha y hora | Cuando la prioridad es comunicar horarios, no calcular horas por bahía |
| Sistema administrativo | Procesos operativos y expedientes según las funciones del sistema | Cuando se requiere gestionar más que la planeación de ocupación |
Interpreta los resultados y toma una decisión
En Calendario compara capacidad total, horas ocupadas y horas disponibles. Una utilización igual o superior al umbral señala un día que requiere revisión; una disponibilidad negativa indica que la carga supera la capacidad calculada. El número de alertas revela cuántos registros necesitan atención.
Convierte el resultado en una acción concreta: acepta si existe capacidad y no hay incidencias, mueve la solicitud si otra fecha u otra bahía ofrece mejor margen, o recházala cuando no sea posible corregir el conflicto dentro del horizonte.
Preguntas frecuentes
¿Cómo calcula Excel la capacidad diaria del taller?
Suma las horas asignadas al día de la semana para las bahías marcadas como activas. Si la fecha está registrada como día sin operación, la capacidad total se calcula en cero.
¿Una reserva cancelada sigue ocupando horas?
No. Cuando el estado es Cancelada, el cálculo de horas que consumen devuelve cero. Los estados Tentativa, Confirmada y Concluida sí conservan la duración prevista como consumo.
¿Qué debo hacer si aparece una alerta de sobrecupo?
Compara las horas ocupadas con la capacidad de la fecha y la bahía. Después cambia el horario, mueve el registro a otra bahía o fecha, o marca como cancelada la solicitud que ya no deba consumir capacidad.
¿Puede existir un traslape aunque todavía haya horas disponibles?
Sí. La disponibilidad compara horas totales, mientras que el traslape ocurre cuando dos registros usan la misma bahía en horarios coincidentes. Revisa ambos indicadores antes de confirmar.
¿Cuáles son los límites preparados del archivo?
El calendario admite un horizonte de hasta 367 días, la agenda incluye 500 filas de captura y la hoja de bahías permite configurar hasta 20 espacios. La herramienta planea ocupación y no sustituye órdenes, expedientes ni sistemas administrativos.
Sobre los autores
Andrea SalgadoRecepción, diagnóstico y seguimiento
Mateo RíosInventario, costos y control operativo
