Esta plantilla de inspección de vehículo accidentado en Excel ayuda a registrar cada caso y vincularlo con los daños, componentes y áreas que requieren evaluación o reparación.
Captura los datos conocidos, revisa los importes preliminares y usa el resumen por periodo para interpretar estados y alertas administrativas antes de definir la acción de seguimiento.
Para qué sirve esta plantilla
- Mantiene relacionados los datos generales de cada inspección y sus hallazgos mediante folios.
- Calcula días abiertos, cantidad de hallazgos, importes preliminares y prioridades críticas.
- Facilita el seguimiento de casos pendientes, compromisos vencidos y datos que requieren revisión.
- Resume por periodo el avance de las inspecciones y los daños que continúan por atender.
Qué incluye el libro
Cómo empezar
1. Ajusta los parámetros
Revisa el plazo objetivo, el umbral de importe alto, los límites de captura y los catálogos. Estos valores controlan varias validaciones y advertencias del libro.
2. Registra la inspección
En Inspecciones, captura un folio único, la fecha de recepción, los datos del vehículo, el estado, el compromiso y las observaciones disponibles. El archivo calculará días abiertos y acumulados vinculados.
3. Documenta cada daño
En Daños, selecciona el folio correspondiente y registra área, componente, daño, prioridad, cantidad, acción y costo estimado. La cantidad multiplicada por el costo unitario genera el subtotal preliminar.
4. Interpreta y da seguimiento
Define el periodo en Resumen y revisa estados, importes, compromisos y alertas administrativas. Corrige datos incompletos o asigna seguimiento sin tomar la advertencia como diagnóstico técnico.
Datos necesarios para documentar la inspección
Comienza con el folio, la fecha de recepción, los datos del vehículo, el odómetro, el responsable y el estado. Después registra cada área o componente afectado con su tipo de daño, severidad, prioridad y acción propuesta.
Estas entradas producen un expediente administrativo relacionado. El resultado permite identificar qué hallazgos siguen pendientes y qué información debe completarse antes de continuar el seguimiento.
Cómo se conectan la inspección y los daños
El folio de inspección funciona como vínculo entre ambas hojas. Al seleccionarlo en Daños, el libro consulta el estado del caso y acumula en Inspecciones la cantidad de hallazgos, los subtotales preliminares y las prioridades críticas.
Si el vínculo es correcto, puedes interpretar el total del caso desde Inspecciones. Si aparece Folio no encontrado, corrige la referencia antes de usar los resultados.
Caso práctico: hallazgo crítico pendiente
En el caso ficticio INS-FICT-26002, la entrada incluye una estructura lateral, desalineación severa, prioridad Crítica, estado Pendiente, evaluación especializada indicada y costo unitario de 18,500 MXN por un servicio.
El resultado administrativo del hallazgo es un subtotal preliminar de 18,500 MXN y una advertencia de prioridad crítica. La interpretación es que requiere revisión y seguimiento; la acción es confirmar el estado, documentar la evaluación indicada y actualizar el registro, no asumir un diagnóstico.
Errores frecuentes y soluciones de captura
- Folio no encontrado: selecciona un folio existente en Inspecciones y verifica que no haya diferencias de escritura.
- Descripción incompleta: captura el área y el componente antes de interpretar el hallazgo.
- Subtotal vacío: revisa que existan cantidad y costo unitario, salvo que el hallazgo esté descartado.
- Fecha, estado o cierre por revisar: completa el dato faltante o corrige la condición incoherente.
- Evaluación por confirmar: verifica si quedó documentada cuando el registro indica que es necesaria.
Comparación con alternativas de control
La alternativa adecuada depende de si necesitas relacionar hallazgos, calcular importes y revisar alertas o solo tomar notas iniciales.
| Alternativa | Relación de datos | Resultado | Uso conveniente |
|---|---|---|---|
| Este libro de Excel | Vincula inspecciones y daños por folio | Calcula acumulados, indicadores y alertas | Seguimiento administrativo periódico |
| Hoja única sin vínculos | Concentra datos en una sola lista | Requiere consolidación manual | Registros simples con pocos hallazgos |
| Formato en papel | No relaciona cálculos automáticamente | Conserva notas para captura posterior | Levantamiento inicial sin equipo disponible |
Cómo interpretar el resumen y las alertas
Selecciona las fechas de inicio y fin para consultar inspecciones recibidas, concluidas, abiertas y con alerta, además de hallazgos críticos, importes preliminares y compromisos vencidos.
Una alerta indica una condición programada que debe revisarse. Incluso cuando aparece Sin alerta, confirma que el registro tenga evidencia, descripción y seguimiento suficientes antes de cerrarlo.
Alcance de los importes y prioridades
El subtotal se obtiene multiplicando cantidad por costo unitario estimado, y los importes se acumulan por inspección y periodo. El umbral de importe alto puede ajustarse en Parámetros para orientar la revisión.
La prioridad, severidad y necesidad de evaluación son datos de control capturados por el usuario. No certifican el estado mecánico, la seguridad del vehículo ni el costo definitivo de una reparación.
Preguntas frecuentes
¿La plantilla determina si el vehículo puede circular?
No. El archivo organiza datos y genera alertas administrativas, pero no sustituye una inspección física, un diagnóstico profesional ni una evaluación de seguridad.
¿Cómo vinculo un daño con su inspección?
Primero crea el folio en Inspecciones. Después selecciónalo en la columna Folio de inspección de la hoja Daños para que el libro consulte el estado y acumule hallazgos e importes.
¿Qué importes calcula el archivo?
Calcula el subtotal preliminar de cada hallazgo al multiplicar cantidad por costo unitario, lo suma por inspección y lo consolida por periodo. Los valores no constituyen una cotización oficial.
¿Por qué pueden cambiar los días abiertos y las alertas?
Algunas fórmulas usan la fecha actual para calcular antigüedad y compromisos vencidos. Por eso los resultados pueden cambiar cuando Excel abre o recalcula el libro.
¿Qué hago si aparece Folio no encontrado?
Comprueba que el folio exista en Inspecciones y vuelve a seleccionarlo en Daños. Corrige el vínculo antes de interpretar el estado, el subtotal o las alertas del hallazgo.
Sobre los autores
Andrea SalgadoRecepción, diagnóstico y seguimiento
Mateo RíosInventario, costos y control operativo
