Este registro de aprobación de cotizaciones en Excel es una hoja de cálculo para guardar la decisión comunicada por el cliente. Cada fila relaciona el folio y la versión con la fecha de envío, decisión, fecha y canal de respuesta, alcance, importe aprobado y referencia de respaldo.
Al capturar los datos, las fórmulas calculan días pendientes, diferencia y porcentaje aprobado. La columna de alertas ayuda a corregir inconsistencias, mientras el resumen convierte los registros en indicadores para el seguimiento operativo.
Para qué sirve esta plantilla
- Concentra la decisión del cliente y los datos de la cotización en un registro estructurado.
- Distingue aprobaciones totales, aprobaciones parciales, rechazos y respuestas pendientes.
- Calcula días pendientes, diferencia de importe y porcentaje aprobado para orientar el seguimiento.
- Resume cantidades, importe aprobado, pendientes vencidas y tasa de aprobación.
Qué incluye el libro
Cómo empezar
1. Configura los parámetros
En Catálogos y parámetros, actualiza la fecha de corte, los días de alerta, la tolerancia en MXN y la fecha mínima. Revisa también las decisiones, canales y claves de responsables.
2. Identifica la cotización
En Registro, sustituye los ejemplos DEMO y captura ID, folio, versión, fecha de envío, cliente o alias, unidad o referencia e importe cotizado.
3. Documenta la respuesta
Selecciona la decisión recibida. Si está pendiente, deja vacíos fecha de decisión, canal, alcance e importe aprobado. Si está concluida, registra esos datos, las condiciones y la referencia de respaldo disponible.
4. Revisa y actúa
Consulta días pendientes, diferencia, porcentaje y Alerta. Corrige datos incompletos o duplicados, da seguimiento a pendientes vencidas y usa Resumen para revisar el resultado acumulado.
Qué registra la plantilla de aprobación de cotizaciones
El punto de entrada es una cotización identificada por folio y versión. A partir de ella se documentan el cliente o alias, la fecha de envío, el importe cotizado y la decisión recibida. Cuando existe una respuesta concluida, se agregan fecha, canal, alcance, importe aprobado, condiciones y referencia de respaldo.
El resultado es una fila que relaciona la propuesta enviada con la respuesta comunicada. Esto permite consultar qué se aceptó, cuánto se aprobó y quién realizó la captura sin convertir el archivo en una orden de servicio.
Caso práctico de una aprobación parcial
En el ejemplo incluido, una cotización de 8,950 MXN se registra como Aprobada parcial, con 5,200 MXN aprobados, alcance Servicio básico, fecha de decisión 02/09/2026 y canal WhatsApp.
El resultado calculado es una diferencia de 3,750 MXN y un porcentaje aprobado de 58.10 %. La interpretación es que solo una parte económica y operativa de la cotización fue aceptada. La acción es conservar el alcance exacto, completar las condiciones y agregar la referencia de respaldo disponible antes de continuar el proceso correspondiente.
Errores comunes y soluciones al registrar la decisión
Una fila puede mostrar que faltan datos requeridos cuando no se completan elementos como ID, fecha de envío, cliente, importe cotizado, decisión, responsable o fecha de captura. La solución es revisar los campos de entrada antes de usar los indicadores.
Si se repiten el folio y la versión, debe verificarse si se trata del mismo registro o de una versión capturada incorrectamente. Una cotización pendiente no debe contener fecha, canal, alcance ni importe de decisión. Cuando supera los días de alerta configurados, corresponde contactar al cliente o actualizar su estado si la respuesta ya fue recibida.
Comparación con alternativas para controlar aprobaciones
La alternativa adecuada depende de si solo se necesita conservar un mensaje o también relacionar cada respuesta con importes, fechas y seguimiento.
| Alternativa | Organización | Cálculos y controles | Uso conveniente |
|---|---|---|---|
| Este libro de Excel | Folio, versión, decisión, canal, alcance e importes por fila | Indicadores, validaciones y alertas | Seguimiento estructurado de varias cotizaciones |
| Correo o chat | La respuesta permanece en conversaciones separadas | Sin resumen automático del registro | Conservar la comunicación original |
| Lista manual sin fórmulas | Campos definidos por quien la mantiene | Revisión y totales manuales | Controles sencillos con pocos casos |
Cómo interpretar importes e indicadores
Diferencia resta el importe aprobado al cotizado; Porcentaje aprobado muestra qué proporción fue aceptada. En una aprobación total, ambos importes deberían coincidir dentro de la tolerancia configurada. En una aprobación parcial, la diferencia representa el monto no incluido en la aceptación registrada.
La lectura conjunta evita actuar solo por el estado: conviene revisar también el alcance, las condiciones y el respaldo. En Resumen, el importe aprobado suma decisiones totales y parciales, mientras la tasa de aprobación compara esas aprobaciones con las decisiones concluidas y excluye las pendientes.
Ejemplo de seguimiento de una cotización pendiente
Una cotización marcada como Pendiente utiliza la fecha de envío y la fecha de corte para calcular los días transcurridos. Si el resultado supera el límite editable, el registro se considera pendiente vencido y se incorpora al indicador correspondiente del Resumen.
La interpretación no es una aprobación ni un rechazo: señala que falta una respuesta registrada. La acción operativa es revisar el canal de contacto, solicitar confirmación al cliente y documentar la decisión únicamente cuando haya sido comunicada.
Alcance del registro y problemas que no resuelve
El libro conserva un control interno de decisiones, pero no genera cotizaciones, diagnostica vehículos, agenda reparaciones ni autoriza trabajos. Tampoco sustituye órdenes de servicio, comprobantes, documentos oficiales o la evidencia original de la comunicación.
La referencia de respaldo facilita localizar esa evidencia, pero el archivo no determina la validez jurídica de una aprobación. Los parámetros y catálogos son editables y deben ajustarse al proceso interno de quien utiliza la plantilla.
Preguntas frecuentes
¿La plantilla genera o envía la cotización al cliente?
No. El archivo registra la decisión comunicada sobre una cotización existente. La elaboración, envío y conservación del documento cotizado se realizan fuera de este libro.
¿Qué debo capturar cuando la cotización sigue pendiente?
Registra la identificación de la cotización, fecha de envío, cliente o alias, importe, responsable y fecha de captura; selecciona Pendiente. Deja vacíos la fecha de decisión, el canal, el alcance y el importe aprobado hasta recibir una respuesta.
¿Cómo se registra una aprobación parcial?
Selecciona Aprobada parcial e indica la fecha, el canal, el alcance aceptado y un importe aprobado mayor que cero y no superior al cotizado. Añade las condiciones y la referencia de respaldo disponibles.
¿Se pueden cambiar los canales y responsables?
Sí. Las listas se encuentran en Catálogos y parámetros. Pueden ajustarse antes de capturar información real, cuidando que los valores usados en Registro coincidan con los catálogos.
¿Por qué un cálculo o indicador puede aparecer vacío?
Algunas fórmulas dejan el resultado vacío cuando faltan datos necesarios o el estado no requiere ese cálculo. Además, los resultados se recalculan al abrir el archivo en Excel; una lectura con herramientas que no calculan fórmulas puede no mostrar valores actualizados.
Sobre los autores
Andrea SalgadoRecepción, diagnóstico y seguimiento
Mateo RíosInventario, costos y control operativo
