Este registro de fugas de fluidos en Excel es una hoja de cálculo para documentar hallazgos visibles en recepción, piso o estacionamiento. Reúne la fecha, unidad interna, zona, fluido observado, evidencia y frecuencia aparente.
Al capturar los datos, el archivo calcula la severidad y los días abiertos, propone una acción según el origen seleccionado y facilita el seguimiento administrativo con estado, responsable, fechas y costo estimado. Los resultados orientan la revisión; no confirman causas ni sustituyen la validación técnica.
Para qué sirve esta plantilla
- Centraliza cada hallazgo visible y su seguimiento en una sola fila.
- Prioriza casos mediante una severidad calculada con frecuencia y diámetro.
- Relaciona el origen probable con una acción sugerida para canalizar la revisión.
- Ayuda a controlar responsables, compromisos, cierres y costos estimados activos.
Qué incluye el libro
Cómo empezar
1. Define el periodo de revisión
Actualiza la fecha de corte en Catálogos B2. Este dato controla el cálculo de antigüedad y la identificación de compromisos vencidos sin cierre.
2. Registra lo observado
Asigna un folio único y captura fecha de detección, unidad interna, zona, fluido, aspecto, evidencia, frecuencia y diámetro. Si no distingues el fluido, selecciona No identificado.
3. Interpreta y canaliza el hallazgo
Revisa la severidad calculada, selecciona el origen probable y consulta la acción sugerida. Usa ambos resultados para priorizar y solicitar validación técnica, no para confirmar una causa.
4. Da seguimiento hasta el cierre
Asigna estado, área responsable y fecha compromiso. Cuando termine el seguimiento, captura la fecha de cierre y consulta el Resumen para revisar pendientes, vencimientos, antigüedad y costo estimado activo.
Qué datos reúne el registro de fugas
Cada fila conecta la identificación del hallazgo con su atención posterior. Primero se capturan folio, fecha, unidad interna y zona; después se documentan fluido, aspecto, evidencia, frecuencia y diámetro. Con esas entradas, Excel calcula la severidad y permite complementar el caso con origen probable, acción sugerida, estado, responsable, fechas, costo estimado y observaciones.
Cómo interpretar la severidad calculada
La severidad queda vacía si falta la fecha de detección o la frecuencia. Es Alta cuando existe Goteo continuo, Charco o una mancha de al menos 15 cm. Es Media ante Goteo ocasional o un diámetro de al menos 5 cm, siempre que no corresponda Alta; los demás casos completos quedan como Baja.
Esta prioridad administrativa ayuda a ordenar el trabajo, pero no mide la tasa real de pérdida ni confirma la criticidad mecánica. Ante un resultado Alto, la acción correcta es canalizar el hallazgo para revisión técnica.
Caso práctico: goteo ocasional en la parte frontal
El ejemplo ficticio FUG-DEM-001 registra aceite de motor en la parte frontal, goteo ocasional y una mancha de 6 cm. Esas entradas producen severidad Media. Al seleccionar Cárter como origen probable, la hoja sugiere revisar fijaciones y sellado.
Con fecha de corte del 10 de septiembre de 2026 y compromiso para el 12 de septiembre, el caso no está vencido. Como permanece Abierto, su costo estimado de 850 MXN forma parte del costo activo. La interpretación es que requiere seguimiento vigente: debe validarse el origen, realizarse la revisión correspondiente y actualizarse el cierre.
Errores comunes y soluciones al capturar fugas
La solución comienza por registrar únicamente lo visible y separar la observación de la confirmación técnica.
- Si el color no permite reconocer el fluido, usa No identificado en lugar de asumir una causa.
- Si una fila queda incompleta, revisa folio, fecha de detección, unidad interna, frecuencia y estado; el archivo los resalta, aunque no bloquea la captura.
- Si el cierre es anterior a la detección, corrige la fecha señalada. Si la antigüedad o los vencimientos parecen incorrectos, verifica Catálogos B2.
- Si repites un folio, asigna uno nuevo para conservar la trazabilidad del caso.
Comparación: la plantilla de Excel y otras alternativas
Conviene elegir esta plantilla cuando se necesita un control administrativo estructurado dentro de Excel. Una lista básica exige más trabajo manual, mientras que un sistema especializado puede ser preferible si la organización requiere integrar procesos de mantenimiento más amplios.
| Criterio | Esta plantilla de Excel | Lista básica | Sistema especializado |
|---|---|---|---|
| Estructura | Incluye 19 campos de captura y seguimiento | Depende de las columnas creadas por el usuario | Depende de su configuración |
| Cálculos | Calcula severidad, acción sugerida y días abiertos | Requiere agregar fórmulas | Depende de las reglas configuradas |
| Control | Resume estados, antigüedad, vencimientos y costos activos | Normalmente requiere revisión manual | Puede integrarse con otros procesos |
| Uso adecuado | Seguimiento administrativo de hallazgos visibles | Notas simples con pocos casos | Operaciones integrales de mantenimiento |
Cómo controlar responsables, fechas y costos
Usa Abierto, En revisión o Programado mientras el caso requiera seguimiento. Asigna un área responsable y una fecha compromiso para saber quién debe actuar y cuándo. Un compromiso anterior a la fecha de corte, sin fecha de cierre, se considera vencido.
Al concluir, captura la fecha de cierre y cambia el estado según corresponda. Los registros Cerrados o Descartados dejan de formar parte de los casos activos y del costo estimado activo. Un costo vacío significa que el importe no está disponible, no que sea cero.
Alcance y límites del documento
El archivo sirve para registrar observaciones visibles y organizar su seguimiento. El origen probable y la acción sugerida son clasificaciones administrativas pendientes de validación por personal técnico; no constituyen diagnóstico, orden de reparación, dictamen ni recomendación de seguridad certificada.
Utiliza únicamente claves internas ficticias o autorizadas. No captures nombres, placas, VIN, teléfonos ni otros datos personales. Las primeras diez filas contienen ejemplos DEM ficticios para mostrar el funcionamiento y deben distinguirse de los registros operativos.
Preguntas frecuentes
¿Excel identifica automáticamente el tipo de fluido?
No. Debes seleccionar la clasificación visual más cercana en la lista de fluidos. Cuando no sea posible distinguirlo, utiliza No identificado y solicita la revisión técnica correspondiente.
¿Cómo se calcula la severidad de una fuga?
La fórmula considera la frecuencia aparente y el diámetro de la mancha. Goteo continuo, Charco o al menos 15 cm generan severidad Alta; Goteo ocasional o al menos 5 cm generan Media si no aplica Alta; los demás casos completos quedan como Baja.
¿La acción sugerida es una reparación confirmada?
No. La acción se obtiene del catálogo según el origen probable seleccionado y funciona como referencia para canalizar el caso. La causa y la reparación deben ser validadas por personal técnico.
¿Cómo se calculan los vencimientos y días abiertos?
Un compromiso está vencido cuando su fecha es anterior a la fecha de corte y no existe fecha de cierre. Los días se calculan desde la detección hasta el cierre o, si sigue abierto, hasta la fecha de corte de Catálogos B2.
¿Cuántos registros admite la tabla?
La tabla tiene espacio para 110 filas de datos. Las primeras diez contienen ejemplos ficticios con claves DEM para mostrar el funcionamiento; puedes sustituirlos por registros internos autorizados.
Sobre los autores
Andrea SalgadoRecepción, diagnóstico y seguimiento
Mateo RíosInventario, costos y control operativo
