Esta plantilla permite documentar la condición observable de un automóvil antes de comprarlo. En un libro de Excel se capturan el área y elemento revisados, el tipo de revisión, el resultado, el nivel de atención, las notas, la evidencia interna y el costo estimado.
La hoja de cálculo de Excel convierte esos datos en prioridades, puntajes e indicadores de integridad. El resumen ayuda a identificar qué requiere seguimiento y cuánto representan los costos registrados, sin sustituir un diagnóstico especializado ni decidir la compra.
Para qué sirve esta plantilla
- Centraliza observaciones visuales y mecánicas en hasta 120 filas de captura.
- Ordena el seguimiento según el resultado, el nivel de atención, el costo y el umbral configurado.
- Compara los costos estimados disponibles con un presupuesto definido por el usuario.
- Detecta registros incompletos y separa los ejemplos ficticios de los registros de trabajo.
Qué incluye el libro
Cómo empezar
Configura los parámetros
En Control, captura la fecha de inspección, el código interno de la unidad, el presupuesto de atención, la meta mínima de integridad y el umbral de importe alto. La fecha también funciona como límite máximo para los registros.
Registra cada revisión
En Inspección, asigna un folio único y selecciona «Registro de trabajo». Captura la fecha, unidad, área, elemento, tipo de revisión, resultado y nivel de atención mediante los campos disponibles.
Documenta observaciones y costos
Describe únicamente hechos observables cuando el resultado lo requiera. Agrega una referencia de evidencia interna si existe y marca si hay una estimación; al elegir «Sí», registra un costo numérico no negativo.
Interpreta y corrige
Consulta la prioridad, el puntaje y la columna Registro completo. Completa los datos faltantes, atiende primero los puntos clasificados para revisión o seguimiento prioritario y después consulta el efecto en Resumen.
Qué registra la inspección precompra en Excel
Cada fila conecta un folio con la fecha, la unidad, el área, el elemento y el tipo de revisión. Después se capturan el resultado, el nivel de atención, la nota observable, la referencia de evidencia, la disponibilidad de estimación y, cuando corresponda, el costo en MXN.
Las columnas calculadas convierten esas entradas en prioridad, puntaje y estado de integridad. La acción recomendada es corregir primero la captura incompleta y luego organizar la revisión adicional según la prioridad obtenida.
Cómo interpretar prioridad, puntaje e integridad
Un resultado «No verificable» genera la prioridad «Revisar». Si el resultado es «Atención sugerida», la fila se clasifica como Prioritaria cuando el nivel es alto o el costo alcanza el umbral configurado; en otro caso queda como «Programable». Los demás resultados aparecen sin seguimiento.
El puntaje multiplica las ponderaciones editables del resultado y del nivel. Sirve para ordenar la atención, pero no representa seguridad, cumplimiento normativo ni una decisión de compra. El estado de integridad confirma si están presentes los datos requeridos para la fila.
Caso práctico: pintura, llanta y tablero
Los ejemplos ficticios muestran una observación de pintura por 1,800 MXN, desgaste visual de una llanta por 3,200 MXN y un tablero que no pudo verificarse. Con el umbral demostrativo de 10,000 MXN, los dos primeros casos quedan como programables y el tablero requiere revisión.
La interpretación es separar el costo documentado de lo que todavía necesita comprobación. Si hechos equivalentes se capturan como «Registro de trabajo», los costos disponibles sumarían 5,000 MXN y dejarían un saldo de 20,000 MXN frente al presupuesto demostrativo de 25,000 MXN. Los ejemplos ficticios originales no alimentan el Resumen.
Errores comunes y soluciones de captura
- Usar «Ejemplo ficticio» en una revisión real impide que la fila alimente los indicadores; la solución es seleccionar «Registro de trabajo».
- Repetir un folio incumple la validación; debe asignarse un identificador único.
- Capturar una fecha posterior a la definida en Control provoca un dato no válido; conviene revisar primero la fecha máxima.
- Marcar una estimación como disponible sin ingresar un importe evita completar la fila; un costo vacío no significa cero.
- Omitir la nota en un punto con atención sugerida o no verificable deja el registro incompleto; se debe describir el hecho observado sin afirmar su causa.
Comparación: plantilla de Excel frente a alternativas
| Opción | Captura | Resultado | Uso adecuado |
|---|---|---|---|
| Plantilla de Excel | Campos estructurados y listas desplegables | Prioridad, puntaje, integridad y resumen de costos | Organizar observaciones y seguimiento administrativo |
| Notas libres | Texto sin estructura fija | Lectura manual sin cálculos del libro | Apuntes preliminares que después requieren organización |
| Revisión especializada | Procedimiento definido por el especialista | Evaluación técnica fuera del alcance de la plantilla | Confirmar condiciones que no pueden verificarse con observación simple |
Excel conviene para ordenar evidencias y costos; cuando un punto no es verificable o exige diagnóstico, la alternativa adecuada es solicitar una revisión especializada.
Control de costos y presupuesto de atención
El costo se suma cuando la fila pertenece a «Registro de trabajo» y la estimación está marcada como disponible. Resumen compara esa suma con el presupuesto configurado y calcula el saldo restante.
El umbral de importe alto interviene en la prioridad de los resultados con atención sugerida. Antes de actuar, conviene confirmar que los importes capturados correspondan a estimaciones disponibles y no interpretar una celda vacía como costo cero.
Alcance y problemas que requieren revisión adicional
La plantilla registra hechos observables y señala puntos que necesitan seguimiento. Un elemento «No verificable» indica que faltó comprobarlo; no confirma por sí mismo una falla. Asimismo, las ponderaciones son supuestos editables para ordenar la atención.
El libro no determina si conviene comprar el automóvil. La acción adecuada es usar el resumen para preparar preguntas, revisar evidencia y solicitar evaluación especializada cuando el alcance de la captura no sea suficiente.
Preguntas frecuentes
¿Qué necesita una fila para aparecer como registro completo?
Debe incluir folio, origen, fecha, código de unidad, área, elemento, tipo de revisión, resultado, nivel y disponibilidad de estimación. También requiere una nota cuando el resultado no sea «Sin observación» o «No aplica» y un costo numérico cuando la estimación esté marcada como disponible.
¿Por qué una observación no aparece en los indicadores del Resumen?
Los indicadores consideran únicamente filas con origen «Registro de trabajo». Además, los conteos de registros completos, atención sugerida y no verificables exigen que la fila esté marcada como completa. Los ejemplos ficticios quedan fuera del resumen.
¿Cómo se debe capturar un costo estimado?
Selecciona «Sí» en disponibilidad de estimación y registra un importe numérico igual o mayor que cero. Si no existe una estimación, selecciona «No» y deja el costo vacío; una celda vacía no equivale a cero.
¿La prioridad calculada confirma una falla mecánica?
No. La prioridad organiza el seguimiento con base en el resultado, el nivel, el costo y el umbral configurado. No identifica causas, no certifica seguridad y no sustituye una evaluación especializada.
¿Se pueden ajustar las ponderaciones y los parámetros?
Sí. Las ponderaciones de resultado y nivel están en Catálogos y se usan para calcular el puntaje. El presupuesto, la meta de integridad y el umbral de importe alto se configuran en Control; cualquier cambio modifica la interpretación administrativa correspondiente.
Sobre los autores
Andrea SalgadoRecepción, diagnóstico y seguimiento
Mateo RíosInventario, costos y control operativo
