El registro de vehículos no recogidos en Excel es una hoja de cálculo para que recepción controle unidades terminadas pendientes de entrega. Reúne el folio, la orden interna, las fechas, la unidad, la ubicación, el responsable y cada contacto.
Al capturar los datos, el archivo calcula días sin recoger, próxima gestión, estado, prioridad e integridad. Así puedes interpretar qué casos requieren atención y actuar, recordando que la fecha de corte y las actualizaciones son manuales.
Para qué sirve esta plantilla
- Concentra la identificación de cada unidad, sus fechas y el historial del último contacto.
- Prioriza los pendientes según antigüedad, compromisos vencidos, próximas gestiones e intentos.
- Detecta registros incompletos antes de que la falta de datos afecte el seguimiento.
- Cierra automáticamente el seguimiento operativo cuando se captura la fecha de entrega.
Qué incluye el libro
Cómo empezar
1. Ajusta el corte y los criterios
En Configuración, actualiza la fecha de corte y revisa los umbrales de días, el intervalo entre gestiones y el máximo de intentos. Estos valores determinan los cálculos y las alertas.
2. Captura cada unidad pendiente
En Registro, asigna un folio único e ingresa la orden, la fecha de terminación, la identificación de la unidad, su ubicación y el responsable. Agrega el compromiso de recogida cuando exista.
3. Documenta los contactos
Actualiza el canal, los intentos, la fecha y el resultado del último contacto. La próxima gestión se calcula desde ese contacto o, si aún no existe, desde la terminación.
4. Atiende y cierra el seguimiento
Filtra primero la prioridad Alta y las gestiones vencidas. Después de entregar la unidad, registra la fecha de entrega para cambiar el estado a Entregado y la prioridad a Cerrada.
Datos que convierten el registro en acciones
El seguimiento comienza con datos esenciales: folio, orden interna, fecha de terminación, identificador de unidad, ubicación y responsable. Al sumar compromisos, entregas y contactos, Excel puede calcular la antigüedad y la siguiente gestión. Si falta información básica, conviene completarla antes de contactar o reasignar el caso.
Cómo interpretar el estado y la prioridad
El Estado indica si la unidad está Pendiente, Pendiente crítico, con Compromiso vencido o Entregada. La Prioridad orienta el orden de atención: puede ser Baja, Media, Alta o Cerrada. Una prioridad Alta puede activarse por compromiso vencido, umbral rojo de antigüedad o máximo de intentos; la acción esperada es revisar el caso y realizar la gestión correspondiente.
Caso práctico: unidad con compromiso vencido
Una unidad ficticia terminó el 1 de septiembre de 2026, tenía compromiso de recogida para el día 5 y seguía sin entrega al corte del día 10. Con tres intentos y último contacto el día 8, el archivo calcula nueve días sin recoger y programa la siguiente gestión para el día 10.
El resultado se interpreta como Compromiso vencido y prioridad Alta. La acción es contactar de inmediato, registrar el resultado y, si la unidad se entrega, capturar la fecha para cerrar el seguimiento.
Errores comunes y soluciones al capturar
Un folio u orden duplicados deben corregirse para conservar una referencia única. Si una fecha de entrega o contacto es anterior a la terminación, hay que revisar la secuencia y capturar la fecha válida. Cuando aparece Revisar datos, completa la orden, la terminación, el identificador, la ubicación o el responsable que falte. Tampoco sustituyas las fórmulas de O:S, pues generan los resultados automáticos.
Comparación: este registro frente a otras alternativas
La mejor opción depende del volumen, la colaboración necesaria y el nivel de automatización esperado.
| Opción | Cálculo y control | Actualización |
|---|---|---|
| Este libro de Excel | Incluye fórmulas, validaciones, filtros y resumen. | Captura manual con fecha de corte editable. |
| Lista simple | Depende de revisiones y cálculos manuales. | Captura manual sin prioridades automáticas. |
| Sistema compartido | Puede ofrecer flujos e integración según su configuración. | Puede centralizar cambios de varios usuarios. |
Este archivo resulta útil cuando recepción necesita un control estructurado en Excel; si se requiere sincronización en tiempo real, debe evaluarse una alternativa diseñada para ello.
Cómo usar el resumen para organizar la jornada
Empieza por Gestión vencida para identificar próximas gestiones que llegaron o pasaron la fecha de corte. Después revisa Prioridad alta y valida cada registro en la hoja principal. El porcentaje en prioridad alta ayuda a dimensionar la carga urgente, mientras que Entregados confirma los casos que ya tienen fecha de entrega.
Alcance del control y actualización manual
Los indicadores dependen de lo capturado en Registro y de la fecha establecida en Configuración; no se actualizan en tiempo real. Actualiza cada contacto y entrega antes de interpretar el resumen. El archivo apoya la operación de recepción, pero no acredita custodia, abandono, adeudos ni cumplimiento legal.
Preguntas frecuentes
¿La fecha de corte se actualiza automáticamente?
No. La fecha de corte se captura manualmente en Configuración y alimenta los cálculos de antigüedad, estado, prioridad y gestión vencida. Debes actualizarla antes de revisar los pendientes.
¿Qué sucede cuando registro una fecha de entrega?
El estado cambia a Entregado, la prioridad pasa a Cerrada y la próxima gestión queda vacía. Los días sin recoger se calculan hasta la fecha de entrega y el caso se incluye en el indicador de entregados.
¿Por qué aparece Revisar datos?
Aparece cuando una fila con folio carece de orden interna, fecha de terminación, identificador de unidad, ubicación o responsable. Completa esos campos para que la integridad cambie a Completo.
¿Puedo cambiar los responsables y los criterios de prioridad?
Sí. En Configuración puedes modificar responsables, ubicaciones, canales, resultados, umbrales de antigüedad, intervalo entre gestiones y máximo de intentos. Revisa los cambios porque afectan las listas y los cálculos del registro.
¿Este archivo acredita custodia, abandono o adeudos?
No. Es un control operativo para dar seguimiento a unidades terminadas pendientes de entrega. No acredita custodia, abandono, adeudos ni cumplimiento legal.
Sobre los autores
Andrea SalgadoRecepción, diagnóstico y seguimiento
Mateo RíosInventario, costos y control operativo
